‘Verwerken’ is een begrip uit de wet (AVG) en je kunt daarbij denken aan het ontvangen en opslaan van de gegevens, maar ook aan het aanpassen, doorsturen of verwijderen ervan. Voor het verwerken van persoonsgegevens moet altijd een goede reden zijn. Privacy is bij het verwerken van persoonsgegevens erg belangrijk en Onze Huisartsen gaat dan ook zorgvuldig om met al deze gegevens en het verwerken ervan. In deze verklaring lees je meer over hoe we dat doen.
Hoe verkrijgt Onze Huisartsen je persoonsgegevens?
In de meeste gevallen verkrijgen wie de persoonsgegevens rechtstreeks van jou: als je bij ons in dienst treedt, door ons wordt ingehuurd, of op een andere manier werkzaamheden verricht voor ons (zoals stagiaires, uitzendkrachten, gedetacheerden, vrijwilligers, consultants, ZZP’ers). Ook als je solliciteert, verstrek je zelf een aantal gevraagde gegevens aan ons. Denk daarbij aan je naam, je telefoonnummer of je e-mailadres, en aan je cv. Ook tijdens je loopbaan worden allerlei gegevens vastgelegd: van salarisgegevens en verlofregistraties tot gespreksverslagen en correspondentie.
Welke persoonsgegevens verwerkt Onze Huisartsen en waarom?
Wij mogen alleen persoonsgegevens verwerken als daarvoor een ‘rechtsgrond’ bestaat die in de wet staat. De onderstaande persoonsgegevens verwerken we als je bij ons solliciteert en bij ons werkt: op basis van een van de volgende rechtsgronden:
- voor de uitvoering van een overeenkomst.
- vanwege een wettelijke verplichting.
- met jouw toestemming.
- vanwege een gerechtvaardigd belang.
Welke gegevens verwerkt Onze Huisartsen zoal?
Als je bij Onze Huisartsen solliciteert:
- NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats)
- geboortedatum en geboorteplaats.
- geslacht
- nationaliteit
- burgerlijke staat
- telefoonnummer en e-mailadres
- curriculum vitae (cv)
- motivatiebrief
- overzicht opleidingen, cursussen en trainingen
- foto (vrijwillig, zonder dat het consequenties heeft als je dat niet doet)
Aanvullend - als je bij Onze Huisartsen in dienst komt:
- kopie geldig legitimatiebewijs
- Burger Service Nummer (BSN)
- bankrekeningnummer
- Verklaringen Omtrent Gedrag (VOG)
- eventuele voor de functie noodzakelijke registraties
- eventuele werkvergunning
- foto (voor de identiteitspas)
- overige gegevens die nodig zijn voor onze personeels-, salaris- en verzuim- en verlofadministratie, waaronder ook correspondentie en gespreksverslagen.
Waarom verwerkt Onze Huisartsen deze gegevens?
- Om je sollicitatie te kunnen verwerken en je gegevens te delen met de vacaturehouder.
- Om een werkgever-werknemer relatie met je te kunnen aangaan.
- Om een overeenkomst met jou te kunnen sluiten en uitvoeren.
- Om je identiteit vast te stellen voor de Belastingdienst.
- Om je salaris uit te kunnen betalen.
- om een relevante personeels-, financiële-, uren-, verzuim- en salarisadministratie bij te houden.
- Om de (patiënt)veiligheid te waarborgen.
- Om te zorgen voor een goede beveiliging (toegangsbeheer/autorisatie ruimtes en systemen).
- Om je een eigen account te kunnen aanbieden in onze digitale werkomgeving.
- Om onze re-integratieverplichtingen na te komen.
- Om onze overige wettelijke verplichtingen te kunnen nakomen.
Met wie deelt Onze Huisartsen de persoonsgegevens?
Uitgangspunt is dat we je gegevens niet met anderen delen. Dat doen we alleen als daar een goede reden of zelfs een verplichting voor is. Zo verstrekken we bepaalde gegevens aan pensioenfonds PFZW om je pensioen te kunnen regelen en ontvangen de Belastingdienst en het UWV je gegevens van ons, op basis van de wettelijke verplichting. Derden, aan wie we je persoonsgegevens verstrekken, zijn zelf ook verantwoordelijk voor de verwerking van die gegevens en voor de naleving van de privacy wetgeving.
Soms verstrekken we gegevens aan een derde partij die persoonsgegevens verwerkt in opdracht van Onze Huisartsen. Je kunt daarbij denken aan de leverancier van het personeelsinformatiesysteem of de organisatie die voor ons het eigenrisicodragerschap voor arbeidsongeschiktheid uitvoert. Met die bedrijven sluit Onze Huisartsen (als dat nodig is) een verwerkersovereenkomst. Deze overeenkomst voldoet uiteraard aan de eisen van de privacy wetgeving.
We delen geen persoonsgegevens met partijen die buiten de EU zijn gevestigd of gegevens buiten de EU opslaan.
Hoe lang bewaart Onze Huisartsen persoonsgegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld en vastgelegd. Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of er op grond van bepaalde regels een maximale bewaartermijn geldt, dan houden wij die termijnen aan. Hoe lang dat precies is, verschilt: van een paar maanden tot vele jaren. Een afgewezen sollicitatie verwijderen we na vier weken (als we in de toekomst opnieuw contact met je willen opnemen voor een vacature, dan vragen we toestemming om je persoonsgegevens langer, voor maximaal één jaar, op te slaan).
Een salarisdossier verwijderen we op grond van de wet pas zeven jaar, nadat de arbeidsovereenkomst is beëindigd en de kopie van het ID-bewijs bewaren we voor de Belastingdienst tot vijf jaar na einde dienstverband.
Hoe worden persoonsgegevens beveiligd?
Wie beveiligen alle persoonsgegevens op verschillende manieren. Zo borgen we dat gegevens bij ons veilig zijn en blijven. Dat doen we bijvoorbeeld door de toegang tot persoonsgegevens te beperken, je account te beveiligen en gebruik te maken van veilige communicatiekanalen en netwerkbeveiliging. Ook geldt voor al onze medewerkers die toegang hebben tot persoonsgegevens een geheimhoudingsplicht hebben. Alleen medewerkers die geautoriseerd zijn, kunnen gegevens inzien en verwerken.
Verder maken we afspraken over goede beveiliging met partijen die voor ons gegevens verwerken. Binnen Onze Huisartsen kennen we bovendien een Functionaris Gegevensbescherming die zich onder andere bezig houdt met het bewaken van de privacy van al onze medewerkers.
Heb je vragen over de beveiliging van je persoonsgegevens of als je misbruik ervan vermoedt, neem dan contact met:
functionaris_gegevensbescherming@onzehuisartsen.nl
Je gegevens inzien en aanpassen
Je kunt je persoonsgegevens die we verwerken inzien. Je hebt daarnaast het recht om je persoonsgegevens te laten wijzigen of zelfs te laten verwijderen als de gegevens onjuist zijn. Of in het geval de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is. Ook kun je onder bepaalde omstandigheden de verwerking beperken, ons verzoeken jouw gegevens over te dragen of bezwaar maken tegen de verwerking. Is een van deze punten op jou van toepassing, maak dit dan kenbaar door een e-mail te sturen naar de Functionaris Gegevensbescherming. In elke situatie beoordelen of we op grond van de wet of we aan je verzoek tegemoet kunnen komen. Ook heb je het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens).
Contact opnemen over privacy
Als je meer wilt weten of vragen of klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens bij Onze Huisartsen, dan kun je contact met:
functionaris_gegevensbescherming@onzehuisartsen.nl
Als deze privacyverklaring ingrijpend verandert, dan laten we dat weten. Als we je gegevens voor een andere verwerking willen gebruiken, dan informeren we de daar vooraf over.
Actuele versie | Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 31 mei 2024.